Un recepcionista en el WhatsApp de cada oficina
Está funcionando hoy en una correduría de seguros con varias oficinas en Madrid. Atiende a quien escribe por WhatsApp, abre el parte de un siniestro, recoge los datos de un presupuesto y deja la ficha del cliente rellena antes de pasar la conversación a la persona que toca.
Lo que entra por el WhatsApp de una correduría
El encargoEn una correduría no entran «consultas»: entran cuatro cosas muy distintas, y cada una necesita datos distintos. El asistente las distingue por lo que cuenta el cliente y sigue el guion de cada una, sin preguntar de más.
Está tirado en la carretera
Necesita la grúa ahora. El asistente lo detecta a la primera, le da el teléfono de urgencias de su compañía y se queda con él por si hace falta algo más. No le pide el DNI a alguien que está parado en el arcén.
Ha tenido un parte
Toma la declaración por orden: fecha, hora, calle y localidad; qué ha pasado y qué daños hay en cada coche; si hay lesionados. Después pide el código postal y ofrece el taller garantizado más cercano, y qué día le viene bien dejarlo para peritar. Para el hogar, el guion es el suyo: quién declara, qué ha pasado, dónde y qué se ha estropeado.
Quiere que le coticen algo
Auto, hogar, vida, decesos y salud. Cada ramo tiene su lista de datos y el asistente los va pidiendo de dos en dos o de tres en tres, no de uno en uno. Cuando los tiene todos, pasa la conversación a un compañero con el presupuesto ya preparado para calcular.
Quiere hablar con una persona
Si lo pide, si tiene una queja o si pregunta por algo que no está en la carta —seguros de empresa, de mascotas, de patinetes—, no lo entretiene: se despide y le pasa con alguien.
Recepciona; no vende ni cierra. No da precios, no confirma coberturas y no resuelve un siniestro. Hace la parte que se repite con todo el mundo —escuchar, preguntar lo que hace falta y anotarlo— para que quien coge la conversación después empiece con el trabajo hecho.
Lo que más se nota en el día a día
Lo que ganaNo vuelve a preguntar lo que ya sabe
Todo lo que el cliente cuenta queda en su ficha: DNI, fecha de nacimiento, correo, código postal, matrícula, marca y modelo, compañía anterior, número de póliza, los datos del siniestro en curso. La próxima vez que escriba, ya no se los vuelve a pedir. Ni él tiene que repetirse, ni usted tiene que volver a teclearlos.
Pasa la conversación a la persona que le han pedido
Si el cliente dice «quiero hablar con Laura», la conversación le llega a Laura, que la abre con el hilo entero y la ficha ya rellena. Si pide a alguien que no trabaja ahí, se lo dice sin más y le pasa con un compañero. Y si no pide a nadie en concreto, va a quien usted haya designado en esa oficina.
Lee el DNI o el parte que le mandan en una foto
El cliente hace la foto del carné, del permiso de circulación, de la ficha técnica o del golpe, y los datos quedan anotados sin que nadie los transcriba: nombre, DNI, fecha de nacimiento, matrícula, marca y modelo, número de póliza. Si la foto no se lee, lo dice; no se inventa un dato. Y a quien prefiere hablar antes que escribir, también le entiende.
Cada oficina es la suya
Un solo servicio atiende varias oficinas, y cada una tiene su nombre de recepción, su dirección, su teléfono, su correo, su horario y su gente. El cliente que escribe al número de una oficina habla con esa oficina, no con un centro de llamadas.
Sabe si está abierto ahora mismo
Con el horario real de cada oficina, festivos y jornada de viernes incluidos. No lo suelta al saludar: lo dice solo cuando toca, al terminar de recoger los datos, para avisar de que está todo anotado y que le llamarán al abrir.
Un cambio de horario se aplica el mismo día
Cambia el horario de verano, entra alguien nuevo en la oficina o se corrige un teléfono, y el asistente lo tiene en cuenta desde el mensaje siguiente. No hay que esperar a una actualización ni avisar con antelación.
Cómo habla con la gente
El tratoLa mayoría de los asistentes automáticos molestan por lo mismo: interrogan. Preguntan un dato, reciben una respuesta y preguntan el siguiente, como un formulario con voz. Este se escribió justamente para no hacer eso, y es lo que más comentan los clientes que lo prueban.
- Pedir datos personales en el primer mensaje, cuando el cliente solo ha dicho «hola».
- Contestar a una pregunta del cliente y, en el mismo párrafo, volver a exigirle el dato que faltaba.
- Seguir con el presupuesto cuando el cliente ha cambiado de tema.
- Reclamarle de golpe todo lo que quedó pendiente si vuelve a escribir tres días después.
- Dar por bueno que alguien sacó el carné a los cinco años.
- Saluda, se presenta y pregunta en qué puede ayudar. Nada más.
- Agrupa dos o tres preguntas relacionadas en un mismo mensaje.
- Si hay un percance, primero se interesa por cómo están y luego pregunta.
- Si el cliente cambia de tema, le deja elegir: seguimos con esto o terminamos lo anterior.
- Si vuelve días después, pide permiso para retomar en lugar de exigir.
- Deduce del contexto: si acaba de pedir una grúa, ya sabe que se habla de su coche.
Los datos, que en seguros son los delicados
PrivacidadPor este canal pasan DNI, pólizas, matrículas, direcciones y, en salud y decesos, datos médicos, que el reglamento europeo trata aparte. Es la parte del encargo que más trabajo llevó, y la que conviene mirar antes de contratar nada.
No da un número de póliza a quien no se identifica
Antes de facilitar un dato del seguro pide algo que solo sabe el titular y lo comprueba. Si no cuadra, no lo da y pasa con un compañero, sin acusar a nadie de nada. Los teléfonos se reasignan y se pierden: esto es lo que evita que el siguiente dueño de un número lea la póliza del anterior.
El DNI y la dirección no salen por el chat
Puede dar datos del seguro. No devuelve nunca el DNI, la fecha de nacimiento, la dirección ni el correo del cliente, aunque los tenga guardados: son datos que el titular ya conoce y que solo le sirven a quien no es el titular.
Pide permiso antes del cuestionario de salud
En salud y decesos avisa de para qué son las preguntas y pide conformidad antes de empezar. Si el cliente prefiere no contarlo por escrito, le ofrece que le llamen. Es lo que exige el artículo 9 del reglamento europeo para esta categoría de datos.
Dice lo que es, sin que haya que preguntarlo
En el primer mensaje de cada conversación se presenta como asistente virtual de la oficina, y si alguien pregunta si es una persona lo dice con claridad. Desde agosto de 2026 el reglamento europeo de inteligencia artificial lo exige, y a un cliente al que se le descubre el engaño no se le recupera.
Las conversaciones se quedan en su casa
Las fichas, los historiales y los datos viven en el servidor de la correduría, con su imagen de marca. No están repartidos por la nube de un tercero ni en el móvil de un comercial, y lo que se manda fuera para redactar la respuesta no sale de Europa.
La seguridad se entrega auditada
Todo lo anterior no es una declaración de intenciones: se revisa punto por punto y se entrega un informe escrito, con lo que se comprobó, lo que se corrigió y lo que queda en manos del cliente. Se puede enseñar a quien lleve la protección de datos de la casa.
Lo que no le va a pasar
TranquilidadQue un cliente se quede sin respuesta
Si el servicio que redacta las respuestas va lento o falla, hay una alternativa preparada que entra sola. El cliente no ve nada de eso: ve que le contestan.
Que le interrumpa mientras está cerrando una póliza
En cuanto un compañero se pone al frente de una conversación, el asistente se calla en esa conversación. No hay dos voces contestando a la vez ni un robot metiéndose por medio.
Que alguien lo líe para que diga lo que no debe
Siempre hay quien prueba a ver si consigue que se salte sus reglas o suelte algo que no toca. Está preparado para eso y responde con una negativa, sin entrar al trapo.
Que se invente un precio o una cobertura
No cotiza, no confirma coberturas y no da plazos. Recoge y pasa. Lo que compromete a la correduría lo dice una persona de la correduría, siempre.
Lo que nos preguntan
PreguntasSe lo enseñamos funcionando
Sin compromisoMedia hora para verlo atender de verdad: escribirle como escribiría un cliente suyo, ver qué pregunta, cómo va rellenando la ficha y cómo llega la conversación a la persona que la tiene que continuar.
Escríbanos por donde le venga mejor —formulario, WhatsApp o correo— y quedamos para verlo. Al teléfono 911 516 746 atendemos consultas de lunes a jueves, de 10:00 a 14:00, para hablar de contratar. Si ya es cliente nuestro y lo que necesita es asistencia, tiene su vía directa de siempre, con la cobertura que tenga contratada.